Structuur Faciliteert Actie

Vaak vraag je je af waarom dingen in een organisatie gaan zoals ze gaan. Wat is de reden dat mensen niet willen veranderen? Of dat mensen elkaar niet opzoeken om een probleem op te lossen? De structuur van de organisatie blijkt een grote factor te zijn.

De reden dat mensen uit verschillende organisatieonderdelen niet beter samen werken is dat ze vast zitten in de structuur. Die structuur heeft effect op de communicatiestromen tussen mens en team en hoe goed zij elkaar begrijpen. De verschillen zijn groot in verschillende typen organisaties, in een hiërarchische organisatie verloopt de communicatie anders dan wanneer zelforganisatie het uitgangspunt is.

Conways Law

Het effect dat we hier bespreken is vergelijkbaar met de relatie die we in de software engineering zien tussen organisatie en architectuur. Melvin Conway verwoorde dat al in 1968. De klassieke formulering van Conways Law zegt dat elke organisatie die een systeem ontwerpt, een systeem zal produceren dat een kopie is van communicatiestructuur van de organisatie.

Het interessante aan het mentale model van Conway is dat het twee kanten op werkt. De communicatie structuur zorgt dat het systeem zich op een bepaalde manier vormt, maar als je er in slaagt om een ander systeem neer te zetten, zal dat ook invloed hebben op de communicatie structuur. Een voorbeeld? We zien dat de invoering van samenwerkingsomgevingen zoals Slack en Teams mensen elkaar veel minder persoonlijk opzoeken en veel meer via korte berichten met elkaar communiceren. Maar dit heeft een grote invloed op de kwaliteit van communiceren en het wederzijdse begrip van mensen: iedereen die ooit een misverstand via chat heeft proberen op te lossen weet dat je dat veel beter even persoonlijk kunt doen. De systemen maken ander gedrag mogelijk en beïnvloeden daarmee de vorm van communiceren.

Ander gedrag

Maar wat moet je doen als je ander gedrag in de organisatie nodig hebt? Dan moet je dus kijken naar hoe de organisatie in elkaar zit, hoe mensen communiceren. En daar dan een interventie op plegen. Pas de structuur aan, zodat mensen anders kunnen of moeten communiceren. Door in de structuur dingen aan te passen veroorzaak je ander gedrag. Door bijvoorbeeld het maken van keuzes en de manier waarop doelen behaalt worden los te laten of te delegeren, zorg je ervoor dat andere mensen hun creativiteit kunnen gebruiken.

Controllerend versus Zelforganisatie

De onderstaande figuur illustreert het verschil tussen een hiërarchische of ‘controling’ organisatie. Hierin is er veel aandacht op de structuur en is dat aandacht gericht op de individuen in plaats van op de interacties daartussen. Omdat de structuur zo belangrijk is, zal de ‘controling’ organisatie gericht zijn op het behoud van het huidige. Daartegenover is er in de losse, op zelf organisatie gerichte variant veel meer ruimte voor het nieuwe en het ontdekkende.

Een ander verschil tussen deze organisatie structuren is de controlling organisatie veel meer gericht is op de losse onderwerpen en de zelf organiserende organisatie veel meer op het geheel. Dat zie je ook terug in de communicatie tussen teams en individuen. In de controlling organisatie is de communicatie binnen het eigen domein of afdeling dominant. Bij zelf organisatie gaat die veel organischer naar behoefte van het werk en de informatie.

Door niet hiërarchisch maar faciliterend te organiseren kunnen mensen in beweging komen. Kunnen mensen zelf keuzes gaan maken en in actie komen.

De structuur lokt karakteristiek gedrag uit. Zet mensen in een beperkende structuur en ze zullen sneller passief worden. Maar wanneer je actie en initiatief wilt, zorg dan voor structuur waardoor mensen niet belemmerd worden of een structuur die het werkproces juist benadrukt. Dan creëer je naast kaders ook vrijheid en ruimte.

Structuur is niet alleen de organisatiehark, maar ook de fysieke opstelling en de verdeling van werk over mensen en teams. Door mensen en teams gezamenlijk verantwoordelijk te maken creëer je de noodzaak voor veel meer interactie en samenwerking. Door naar het samenspel van proces en organisatie te kijken zorg je voor veel meer afstemming van de structuur op het gedrag dat je voor ogen hebt.

Gedrag in context

Gedrag staat dus niet op zichzelf. Het heeft daarom geen zin om ongewenst gedrag zomaar te veroordelen. Kijk eerst eens naar de context waarin je het gedrag ziet. Wat kan je doen om die context, bijvoorbeeld de structuur aan te passen? En gaat je dat misschien ook helpen om constructief gedrag te faciliteren?